Der Messetermin steht fest, das Muster noch nicht. Wer ein Messemuster plant, rechnet deshalb vom Eröffnungstag rückwärts: Wann muss das Muster am Stand sein, wann das Paket los, wann die Freigabe erteilt, wann das bedruckte Material bei uns? Dieser Ratgeber zeigt einen Wochenplan für sechs Wochen, nennt die Puffer, die sich bewährt haben, und erklärt, wie wir Messemuster einzeln schützen, damit sie am Stand so aussehen wie auf dem Freigabefoto.
Warum planen Sie ein Messemuster rückwärts?
Weil der letzte Termin der einzige ist, der sich nicht verschieben lässt. Alle anderen Schritte – Druck, Materialversand, Erstmuster, Freigabe, Kleinserie, Paket – haben eigene Laufzeiten und hängen aneinander. Verspätet sich der Drucker um drei Tage, fehlen diese drei Tage am Ende; planen Sie vorwärts, merken Sie das erst, wenn es zu spät ist. Rückwärts geplant sehen Sie sofort, welcher Schritt keinen Puffer mehr hat.
Für Foto- und Messemuster rechnen wir mit rund 25 Minuten je Stück. Das ist mehr als bei einem einfachen Weißmuster, weil jede Kante, jede Klebenaht und jede Folie so sauber sein muss, dass sie unter Standbeleuchtung und im Kamerabild besteht.
Wie sieht der Wochenplan von der Messe bis zur Materialanlieferung aus?
| Woche vor der Messe | Schritt | wer | Puffer |
|---|---|---|---|
| 6 | Anfrage mit Kontur, Stückzahl je Variante und Messetermin; Angebot binnen 24 Stunden | Sie, wir | – |
| 5 | Druck der Bögen, Versand an Moravská Třebová; bei Weißmustern entfällt der Druck | Ihre Druckerei | 3 Arbeitstage |
| 4 | Wareneingang mit Foto, Erstmuster je Variante in 2–5 Tagen | wir | 1 Arbeitstag |
| 3 | Fotofreigabe, bei Bedarf zweite Runde | Sie | 2 Arbeitstage |
| 2 | Kleinserie an 2–4 Plätzen, Prüfung jedes Musters, Einzelschutz | wir | 1 Arbeitstag |
| 1 | Paketversand an Standbauer, Agentur oder Ihr Büro, in DE und AT meist 2 Werktage | Partnerpaketdienst | 2–3 Arbeitstage |
| 0 | Aufbau und Messe | Sie | – |
Der Plan ist großzügig gerechnet. Er lässt Raum für eine zweite Freigaberunde und für ein Paket, das einen Tag länger braucht. Kürzer geht es, wenn die Bögen schon vorliegen oder nur Weißmuster gebraucht werden – dann beginnt der Plan faktisch in Woche 4.
Wie gehen Sie den Plan Schritt für Schritt durch?
- Stichtag festlegen: Nicht der Eröffnungstag zählt, sondern der Tag, an dem der Standbauer oder Ihr Team die Muster übernehmen will – meist zwei bis drei Tage vor der Eröffnung.
- Versand abziehen: Paketlaufzeit plus zwei Tage Puffer; bei mehreren Empfängern je Adresse ein eigenes Paket.
- Kleinserie abziehen: Stückzahl mal Minuten je Muster, verteilt auf die qualifizierten Plätze; bei Messemustern rechnen wir lieber mit dem langsameren Wert.
- Freigabe abziehen: Zwei Arbeitstage für Fotos und Antwort, bei mehreren Entscheidern mehr.
- Erstmuster und Material abziehen: 2–5 Tage für das Erstmuster ab Materialeingang, davor die Laufzeit der Druckerei und des Materialversands.
Steht am Ende ein Datum, das bereits vorbei ist, wissen Sie es wenigstens jetzt – und können mit uns über Eilaufträge sprechen.
Wie wird ein Messemuster verpackt, damit es makellos ankommt?
Ein Messemuster verträgt keinen Kratzer. Deshalb schützen wir jedes Stück einzeln: Schutzhülle aus Papier gegen Abrieb, Kantenschutz an den empfindlichen Ecken, ein eigener Karton je Muster oder je zwei Muster mit Trennlage. Die Kartons tragen Variante und Stückzahl außen, damit am Stand niemand suchen muss. Den Lieferschein legen wir oben in das erste Paket, eine Kopie erhalten Sie elektronisch, eine weitere bei Bedarf der Empfänger.
Gehen die Muster an mehrere Empfänger – etwa einen Teil an den Standbauer, einen Teil an das Hotel des Vertriebsteams und zwei Stück an die Fotografin –, packen wir je Empfänger ein eigenes Paket und nennen auf dem Lieferschein, welche Nummern darin liegen. Teilen Sie uns die Adressen bitte zusammen mit der Freigabe mit, nicht erst am Versandtag; dann können wir die Kartons schon während der Kleinserie richtig vorbereiten.
Werden die Muster aufgebaut ausgestellt, liefern wir sie aufgerichtet; müssen sie flach reisen, legen wir eine Aufbaufolge mit Fotos bei. Ganze Messepakete für den Außendienst in Hunderten baut APOOL WERKE nicht hier, sondern im Bereich Werbemittel auf apool.de.
Was kostet ein Satz Messemuster – ein Rechenbeispiel?
Ein Spieleverlag aus dem Braunschweiger Land brauchte für eine Fachmesse im Frühjahr je 30 Schachteln zweier Neuheiten mit Stülpdeckel, gebaut aus seinen bedruckten Bögen und einer Graupappe, die er beistellte. Versendet wurde in drei Paketen an den Standbauer.
| Posten | regulär | mit Express-Zuschlag 15 % |
|---|---|---|
| Arbeit (26 h zu 22,50 €) | 585 € | 673 € |
| Versand, 3 Pakete | 56 € | 56 € |
| gesamt | 640 € | 728 € |
| je Messemuster | 10,68 € | 12,14 € |
Die Stunden enthalten je Variante 30 Minuten für Unterlagenprüfung und Erstmuster. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster. Weil der Verlag seine Bögen früh schickte, reichte der reguläre Plan; der Express-Zuschlag wäre nur bei einer Fertigstellung in weniger als 48 Stunden angefallen.
Wie viele Messemuster sollten Sie zusätzlich einplanen?
Mehr, als am Stand stehen. Messemuster werden in die Hand genommen, geöffnet, fotografiert und manchmal einem Besucher mitgegeben. Aus Rückmeldungen unserer Kunden ergibt sich eine einfache Regel: Zu den Mustern, die sichtbar ausgestellt werden, kommen je Variante zwei bis drei Stück für den Austausch am Stand und ein bis zwei Stück für Pressefotos oder Gespräche mit Einkäufern. Wer vor der Messe noch ein Katalogfoto braucht, sollte dafür ein eigenes Muster bestellen, statt das Standmuster erst zu fotografieren und dann zu verschicken – Fingerspuren auf Folie und Kanten sieht man im Scheinwerferlicht deutlich.
Die zusätzlichen Stücke kosten nur die Minuten ihres Baus, weil Erstmuster und Freigabe schon bezahlt sind. Ein Nachbau während der Messewoche dagegen kostet Express-Zuschlag und ein eigenes Paket – und kommt womöglich trotzdem zu spät.
Was tun, wenn die Zeit knapp wird?
Dann sprechen Sie uns so früh wie möglich an. Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen; Eilaufträge beginnen am Folgetag, Express unter 48 Stunden kostet 15 %, Arbeit am Wochenende 25 % Zuschlag. Wirksamer als jeder Zuschlag ist allerdings ein früher Materialversand: Wenn die Bögen eine Woche eher bei uns liegen, gewinnen Sie diese Woche vollständig zurück. Eine zweite Stellschraube ist die Freigabe – wenn der Entscheider am Tag der Fotos erreichbar ist, spart das oft zwei Tage.
Wie Sie Änderungsrunden begrenzen, beschreibt der Ratgeber Mustervarianten und Änderungsschleifen; die Leistung selbst finden Sie unter Vertriebs- und Messemuster in Kleinserie.
Wie geht es weiter?
Nennen Sie in der Anfrage den Übergabetag am Stand, die Stückzahl je Variante und den Empfänger – wir antworten mit einem Rückwärtsplan und dem letzten Tag, an dem Ihr Material bei uns sein muss. Rückfragen zum Messetermin klärt Elisabeth Zachová direkt am Telefon: +420 604 373 376.
