Ein Muster entsteht, bevor ein Produkt öffentlich ist – manchmal Monate vor der Markteinführung, oft bevor der eigene Vertrieb es gesehen hat. Wer Muster außer Haus bauen lässt, gibt deshalb Unterlagen, Druckbögen und Entwürfe aus der Hand, die noch niemand sehen soll. Dieser Ratgeber beschreibt, wie wir vertrauliche Projekte bemustern: vom Projektkürzel über die Geheimhaltungsvereinbarung vor dem ersten Muster und den Umgang mit Freigabefotos bis zur neutralen Lieferung an Ihre Agentur oder Ihren Kunden. Er beschreibt einen Ablauf, keine Beratung – den Wortlaut von Vereinbarungen legt Ihr Haus fest.
Warum ist Vertraulichkeit beim Musterbau ein eigenes Thema?
Weil das Muster mehr verrät als jede Präsentation. Aus einer bedruckten Faltschachtel lassen sich Produktname, Farbwelt, Größe, Zielgruppe und oft der Termin der Einführung ablesen. Hinzu kommt, dass viele Beteiligte das Projekt berühren: Agentur, Druckerei, Paketdienst, Musterbauer, Empfänger beim Handel. Jede Stelle ist ein möglicher Punkt, an dem ein Foto oder ein Bogen den falschen Weg nimmt. Unser Teil daran ist klein, aber klar umrissen – und wir haben ihn so eingerichtet, dass er ohne Ihr Zutun funktioniert.
Fotos Ihrer Muster entstehen nur für Ihre Freigabe und werden nicht veröffentlicht; auf Wunsch unterzeichnen wir vor dem ersten Muster eine Geheimhaltungsvereinbarung und liefern neutral an Ihre Agentur oder Ihren Kunden.
Was geschieht vor dem ersten Muster?
Wenn Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung wünschen, unterzeichnen wir sie, bevor wir Ihre Unterlagen öffnen. Am einfachsten schicken Sie Ihre eigene Vorlage mit; wir lesen sie, stellen Rückfragen, wenn etwas für den Ablauf unklar ist, und senden sie unterschrieben zurück. Parallel vergeben wir ein Projektkürzel, das auf Schablonen, Kartons, Fotos und Lieferschein anstelle des Produktnamens steht – etwa „K-24“ statt des Namens der neuen Serie. Auf Wunsch verwenden auch Sie in E-Mails nur dieses Kürzel.
Ansprechpartnerin für das Projekt ist Elisabeth Zachová; sie führt die Liste der Personen, die auf Ihrer Seite Fotos und Lieferscheine erhalten dürfen. Wer nicht auf der Liste steht, bekommt keine Unterlagen, auch nicht auf telefonische Nachfrage.
Wer sieht Ihr Projekt bei uns?
Muster entstehen an qualifizierten Musterplätzen in Moravská Třebová und Ješov. Ein vertrauliches Projekt bleibt an einem festen Platz und bei den Personen, die daran arbeiten; Unterlagen liegen dort in einer beschrifteten Mappe unter dem Kürzel, nicht offen im Regal. Druckbögen und Zuschnitte werden beim Wareneingang gezählt und fotografiert, damit am Ende nachvollziehbar ist, wo jeder Bogen geblieben ist.
| Stelle | was sie sieht | wie wir es begrenzen |
|---|---|---|
| Wareneingang | Kartons und Stückzahl | Kürzel statt Produktname, Kartons bleiben verschlossen bis zum Musterplatz |
| Musterplatz | Unterlagen, Bögen, Muster | fester Platz, feste Personen, Mappe unter Kürzel |
| Fotoplatz | fertige Muster | Fotos nur für die Freigabe, Ablage im Projektordner |
| Versand | Kartons, Lieferschein | neutrale Kartons, Lieferschein mit Kürzel |
| Paketdienst | Adressaufkleber | kein Produktname außen, auf Wunsch neutraler Absender |
Wie werden Freigabefotos behandelt?
Ohne Fotos gibt es keine Freigabe – und ohne Freigabe keine Kleinserie. Deshalb verzichten wir nicht auf sie, sondern begrenzen, wohin sie gehen. Freigabefotos mit Maßband gehen nur an die Adressen auf Ihrer Liste. Sie werden nicht veröffentlicht, nicht in Präsentationen über uns gezeigt und nicht für Werbung verwendet, auch nicht in anonymisierter Form. Nach Abschluss des Projekts löschen wir sie auf Wunsch aus dem Projektordner und bestätigen Ihnen das per E-Mail.
Wenn Ihnen selbst E-Mail als Weg zu offen ist, nennen Sie uns einen Austauschweg aus Ihrem Haus; wir laden die Fotos dort hoch.
Wie funktioniert die neutrale Lieferung?
Viele unserer Muster gehen nicht an den Auftraggeber, sondern an dessen Kunden: Eine Agentur lässt Muster bauen, die direkt beim Markenartikler ankommen sollen, als hätte die Agentur sie selbst gefertigt. Für diesen Fall liefern wir neutral. Das bedeutet: neutrale Umkartons ohne Aufdruck, ein Lieferschein ohne unser Logo oder mit Ihrem Briefkopf, wenn Sie uns die Vorlage schicken, und als Absender auf Wunsch Ihre Adresse. Jedes Muster ist einzeln geschützt verpackt, damit es beim Empfänger so aussieht wie auf dem Freigabefoto. Ein Paket ist innerhalb Deutschlands und Österreichs in der Regel nach 2 Werktagen zugestellt.
Was passiert mit Fehlstücken, Resten und Unterlagen?
Überzählige Bögen, Fehlstücke aus Änderungsrunden und Schablonen gehören Ihnen. Nach Abschluss schicken wir sie Ihnen gesammelt zurück, oder wir machen sie auf Ihren Wunsch unbrauchbar und dokumentieren das mit Foto. Ausgedruckte Unterlagen behandeln wir genauso; digitale Dateien löschen wir nach Ihrer Vorgabe.
Was kostet vertrauliches Bemustern?
Der beschriebene Ablauf ist Teil unserer Arbeit und kein eigener Posten. Berechnet wird wie immer die Zeit am Musterplatz; nur Zusatzwünsche wie das Unbrauchbarmachen von Resten oder ein zusätzlicher Karton je Empfänger kosten die Minuten, die sie dauern. Ein Beispiel: Ein Designbüro aus Thüringen ließ für einen Markenartikler zwölf Designmuster je Farbvariante eines Kopfhörer-Etuis bauen, zwei Varianten, Versand in zwei neutralen Paketen direkt an den Kunden. Mit 15 Minuten je Muster ergab der Rechner 7 Stunden, 158 € Arbeit, 37 € Versand und 194 € gesamt – rund 8,10 € je Muster (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Was können Sie auf Ihrer Seite tun?
Ein großer Teil der Vertraulichkeit entsteht vor unserem Wareneingang. Schicken Sie Dateien mit neutralen Namen, also „K-24_Kontur_v3.pdf“ statt des Produktnamens. Bitten Sie Ihre Druckerei, die Bögen in neutrale Kartons zu packen und den Lieferschein ebenfalls mit dem Kürzel zu versehen. Wenn nur ein Teil des Motivs vertraulich ist, etwa der Produktname auf der Frontseite, kann es genügen, für Funktions- und Weißmuster unbedruckten Karton zu verwenden und die bedruckten Bögen erst für die letzte Runde zu schicken. So sind weniger vertrauliche Bögen unterwegs, und die Konstruktion lässt sich trotzdem vollständig klären.
Welche Punkte sollten Sie vor Projektstart festlegen?
| Punkt | Ihre Entscheidung |
|---|---|
| Geheimhaltungsvereinbarung | gewünscht ja/nein, Vorlage aus Ihrem Haus |
| Projektkürzel | Kürzel für Kartons, Fotos, Lieferschein |
| Empfänger der Fotos | Namen und E-Mail-Adressen |
| Lieferung | an Sie, an die Agentur oder neutral an Ihren Kunden |
| Reste und Unterlagen | zurücksenden oder unbrauchbar machen |
| Fotos nach Abschluss | aufbewahren oder löschen |
Welche Angaben darüber hinaus in die Anfrage gehören, zeigt der Ratgeber Musterbau-Briefing: die 12 Angaben; den Ablauf der Freigabe erklärt das Lexikon zur Musterfreigabe.
Wie geht es weiter?
Schreiben Sie in Ihrer Anfrage nur das Kürzel und die Eckdaten, ohne Produktnamen – Elisabeth Zachová meldet sich, schickt Ihnen auf Wunsch die Bestätigung zur Geheimhaltung und klärt, wann Unterlagen und Material kommen können. Telefonisch erreichen Sie sie unter +420 604 373 376, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
